HOJA DE CALCULO

Una hoja de cálculo es un programa, que nos permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia  de un profesor  de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Celdas

Una celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

CALC

La hoja de cálculo es un software  cuya función es realizar operaciones matemáticas a partir de datos dispuestos en  las celdas, es más potente que una calculadora porque permite realizar muchas operaciones a la vez y resulta mas fácil incluir los datos en la tabla que en la calculadora. Mientras la calculadora solo ejecuta datos en un objeto , la tabla lo hace en múltiples a la vez.
Además, si nos equivocamos al introducir un dato, podemos modificarlo muy fácil sin repetir todo el proceso.

Elementos de una hoja de cálculo.

 

Calc, al ser abierto, muestra una barras de herramientas  donde se incluyen tanto  menús como  iconos de acceso  a las  funciones del programa. Mirar más abajo.

Un elemento muy importante son las celdas  que  las cuadrículas pequeñas donde introducimos los datos y donde se van a mostrar  los resultados de las operaciones una vez aplicada la fórmula que hayamos elegido, por ejemplo suma celda E2 + celda E4  y se muestra en celda E6.

Operadores,  datos y  fórmulas.

Una de las ventajas  que tiene Calc es que simplifica la repetición de operaciones, o sea, si queremos que calcule un dato sobre un conjunto de datos, podemos hacer lo mismo sobre otros conjunto sin tener que repetir el proceso

Además no  tenemos que  repetir las operaciones  cuando modificamos un dato. Esta es la diferencia que hay entre la calculadora y la base de datos. La calculadora toma un dato real, por ejemplo el 27 y las hojas de cálculo  toma la  referencia de la celda, por ejemplo B2. Si B2 tiene el valor 27, la formula que hay despues tomara el valor que tiene B2. Si luego B2 toma otro valor, la formula lo aplica de forma automática

Pongamos un ejemplo

Calculadora: ->  2 x 27 = 54

CAL  : -> B1 x B2 = ( si B1 2 y B2  dará 54 ).

Ya hemos visto nuestra primera fórmula.  Para que en una celda se efectúe algún  cálculo, hay que  emplear una fórmula.

Pasos  a seguir para generar una operación: 1º. Se sitúa  el cursor en la celda que va a mostrar el  resultado. 2º. Escribimos  la fórmula que  necesitamos para el cálculo. Siempre debe  comenzar con el signo igual (=). Ejemplo: =B5*9 (multiplica  el contenido de la celda B5 por 9).

Utilizar las funciones.

Hemos visto un caso muy sencillo de operaciones entre dos casillas. Para  operaciones  más complejas, se utilizan  alguna de las funciones dentro de la librería que tiene calc.  Una de ellas es la  función =SUMA (B1:B90)  que sumaría los términos que se  se localizan desde la celda B1 a la B90.

 La función =PRODUCTO(B1:B10) hace lo mismo pero ahora multiplica  los términos que van desde la B1 a la  B10.

Abrir el programa y echar un vistazo al  asistente para las funciones,  para elegir  la función entre las diversas categorías que vienen incorporadas en el programa.

Al seleccionar el asistente, tenemos  una ventana como la siguiente:

Veamos algún ejemplo para calcular el  M.C.D. de varios números. Tendremos:

En la parte derecha tenemos las celdas que tenemos que seleccionar..Al pinchar en ellas, el programa nos manda a la hoja de cálculo para elegirla o bien la podemos escribir directamente si sabemos sus coordenadas.

El asistente de funciones nos ofrece otros tipos  de funciones muy útiles para ingenieros, economistas, abogados etc.

Algunos ejemplos de funciones son

1.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") -> Cuenta solo las casillas cuyo valor es superior a 5 ( vale para contar los aprobados en una clase ).
2.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") / CONTAR(D10:D40). En este caso,  calcular el porcentaje de aprobados.
3.  =PROMEDIO(D10:D40) Calcula la media aritmética.
4.  ==COS(D1). Nos da el coseno de la casilla D1

El número de funciones es muy alto y es mejor que lo veamos en la aplicación. Al ser seleccionada, en la misma ventana nos muestra un mensaje con la tarea que realiza
 

Formato de las  celdas.

Con el  formato de las  celdas podemos  definir tanto  aspectos estéticos  como  técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo. Es un aspecto importante porque nos puede dar errores si no está bien configurado

Para  modificar el formato de celdas, tenemos que ir a   Formato > luego a ->  Celdas... y  aparece la siguiente ventana:

En la  imagen anterior podemos observar que  existen varias categorías: moneda, fecha, hora, ciencia,... Según  el concepto que estemos tratando, así tenemos que poner el  formato de la celda.  Mostramos un par de ventanas donde se muestra mas detalles:

 Como proteger las celdas.

Muy adecuada para proteger algunas celdas , permitiéndonos trabajar en una hoja de cálculo sin miedo a  la pérdida de  fórmulas que usamos.

Pasos para  proteger la celda: 1º paso. Proteger la hoja de cálculo usando la ruta: Herramientas > Proteger documento > Hoja de cálculo 2º paso. Seleccionar la celda que necesitamos  proteger. Después ir a  Formato de celdas  -> pestaña ->Proteger celda). Mostramos una imagen donde se detallan la ruta para proteger la celda

Insertar diagramas.

Si queremos  representar gráficamente los  datos que la hoja de cálculo nos ofrece, con unos pocos pasos tendremos diversos modelos a elegir para que de un vistazo nos hagamos idea del trabajo, como por ejemplo, que red social es más usada o que equipo de la liga es mas admirado. El proceso para insertar  el  diagrama es  el siguiente:

Pasos  para incorporar el  diagrama: 1º. Seleccionamos las celdas que formarán parte del diagrama. 2º. Ir a  menú Insertar -> Diagrama 3º. Configurar los campos que nos solicita el diagrama, como , títulos de ejes, nombre de la gráfica...